招标署理机构数字化场景下质量治理的应用探索_商业智慧_专题研究

商业智慧

摘要

招标署理服务是重大投资建设项目实验的第一道关卡，，，招标署理服务质量的优劣可能直接影响招标投标的效果，，，甚至可能为重大投资项目的后续建设带来风险。。。。因此招标署理机构必需重视招标署理服务历程中的质量治理，，，镌汰质量问题的爆发。。。。古板招标署理机构的质量治理虽然基本具备了数字化的营业工具，，，但主要是营业层面的数字化工具，，，仍然缺少数字化场景下质量治理数据的网络和剖析统计，，，本文旨在探讨数字化场景下招标署理营业质量治理的应用探索。。。。

一、招标署理机构质量治理现状

近年来，，，随着《招标投标法》及配套规则规章的健全，，，全社会依法招标投标意识一直增强，，，招标投标活动一直规范，，，在维护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人正当权益方面施展了主要作用。。。。从招标投标活动的宏观视角来看，，，招标署理服务是重大投资建设项目实验的第一道关卡，，，招标署理服务质量的优劣可能直接影响招标投标的效果，，，甚至可能为重大投资项目的后续建设带来风险。。。。从署理机构的微观视角来看，，，署理服务质量是招标署理机构赖以生涯的生命线，，，也是招标署理机构在强烈的市场竞争中胜出的焦点竞争力，，，若是招标署理历程中泛起招标质量问题，，，那么轻则会丧失客户，，，重则会被羁系部分给予忠言，，，甚至是休业整理的处分。。。。因此招标署理机构必需重视招标署理服务历程中的质量治理，，，镌汰质量问题的爆发。。。。

招标署理服务由于其服务工具和服务效果的特殊性，，，其署理服务质量与一般消耗型服务产品质量有着实质的区别。。。。招标署理机构的质量治理，，，不可仅仅局限于招标文件的质量治理，，，而应当是招标采购全历程的质量治理（以下采购历程均以招标方式署理流程为例），，，包括署理协议体例、资格预审/招标文件体例、澄清答疑、开标和评审流程、评标报告体例和中标人确定的规范性、合规性及合理性，，，以及项目档案完结的完整性等。。。。面临投标人的质疑投诉和项目审计检查，，，怎样在现有条件下高效的举行招采营业的质量治理，，，阻止泛起质量问题，，，已成为各招标署理机构较为头疼的治理问题。。。。

现在大部分招标署理机构往往只重视招标文件制作的质量，，，而忽视整体流程的质量控制，，，甚至由于招采职员事情忙碌、项目工期主要等原因，，，招标文件的审核和评审历程的质量审核泛起“盲审”、“形式化审核”等征象。。。。究其原因，，，是古板的招标采购质量治理历程缺少数据支持和科学统计，，，也缺少质量问题的一连性检查、刷新和优化手段。。。。缺乏格的质量控制治理，，，为后续项目的抽查、检查和审计，，，带来了重大的后患与风险！因此，，，招标署理机构迫切需要借助数字化的要领和理论来提高署理服务质量控制，，，实现全历程的质量控制，，，进而镌汰质量问题的爆发，，，阻止从审计、合规问题的泛起。。。。

二、数字化质量治理应用

（一）数字化周全质量治理控制

凭证质量治理现状的剖析，，，招标署理机构质量治理首先要解决数据支持和科学统计问题，，，这就需要借助数字化手段网络数据，，，然后举行统计剖析。。。。招标署理机构应构建数字化周全质量治理控制系统，，，其目的是以招采质量为焦点，，，平台数字化能力为辅助，，，举行科学严密的质量控制，，，提供知足用户需求的招标采购署理高质量服务。。。。数字化质量治理很是适合招标署理机构举行周全质量治理，，，将全员的营业执行数据与质量治理指标相挂钩，，，形玉成历程数字资产，，，对其中的数据举行挖掘和剖析后，，，形成要害质量指标，，，指导全员完成质量控制使命和目的,实质性的提高质量治理效率，，，降低质量治理本钱。。。。

数字化周全质量治理要求招标署理机构要以全员加入为基�。。。。�，，自上而下举行质量治理和控制，，，治理职员和执行职员都要对证量治理数据指标举行怀抱和反�。。。。�，，通过采购人反馈、纠正和署理机构一连质量刷新而抵达恒久受益。。。。数字化周全质量治理对招标署理机构举行质量决议、提高服务质量、降低质控本钱、增进经济效益和社会效益具有主要意义。。。。

数字化周全质量治理具有周全性、全员性、预防性、数理性、服务性和科学性的特点，，，通过PDCA质量刷新循环，，，能够显著提高署理机构招标文件质量、规范招标流程的执行、刷新招标服务质量、降低营业本钱、提高员工的主观能动性，，，其治理的效果十明确显；；可是数字化周全质量治理也较为磨练招标署理机构的质量治理水平，，，在宣传、培训和治理等各方面的治理本钱较高，，，且需要一定的数字平台应用能力。。。。

（二）数字化质量治理历程控制

构建一个完善的质量治理系统，，，招标署理机构首先必需包管质量系统建设历程的完整性，，，其方法通常包括：（1）治理实验前要剖析质量实验情形、研究实验组织结构、形成文件、全员培训、质量系统审核、质量系统复审等几个方法。。。。（2）治理实验中企业要捉住质量系统的特征，，，自上而下重视质量问题，，，包管质量系统设立的合理性，，，使周全质量治理有用的施展作用。。。。（3）治理实验后要包管质量系统在现实生产中获得有用的实验和一连运行。。。。由于招标历程效果不可逆转，，，事后再举行检查并不可完全改善招标历程质量，，，因此还应通过招标事前、中、后的数字化质量控制，，，来预防质量事务的爆发，，，并对已爆发的质量事务举行总结归纳，，，找出爆发质量问题的原因，，，阻止下次重复爆发类似的质量问题，，，循环往复，，，一直提高整体的服务质量。。。。

1．事前控制

招标署理机构属于典范的轻资产运营模式，，，高素质的人力资源是其焦点生产要素，，，招采职员能力的提升和招标文件质量的控制主要在于招标署理机构具有执律例则的解读能力、规范招标文件模板的编辑和应用能力、历史履历的汇编及学习能力。。。。执律例则的解读能够资助招采职员无邪应用执法适用的情形，，，面临重大的采购形式能够遵守准确的执律例则，，，遴选出适合的招标文件资格、评审标准等条件设定。。。。规范招标文件模板的编辑和应用能力资助招采职员一直完善招标文件�？？？？？？楹妥槌梢兀�，，以标准文本为基�。。。。�，，细分至多个行业和领域，，，阻止泛起文本误差和逻辑误差。。。。历史履历的汇编及学习能力资助招采职员吸收历史履历和教训，，，阻止重复犯错，，，降低招采本钱与事后风险。。。。以政府采购为例简朴说明，，，招标署理机构除了相知趣关执法划定，，，还需要把财务部官网咨询留言中关于历史案例的讯断留言举行网络和总结，，，形成案例汇编手册，，，便于招采职员审查学习，，，以案为鉴，，，明晰财务部的判罚意向，，，阻止潜在质量风险的爆发。。。。

而通常招标署理机构遇到的难点是知识效果很是疏散，，，知识效果的积累和应用难以形陋习模，，，越发难以将这些效果合理的推送分发至需要的招采职员手中形成协力，，，创立知识最大化价值。。。。数字化平台的应用，，，能够资助招标署理机构通过规�；；椭贫然灾缎Ч傩谢酆头掷啵�，，资助招采职员快速检索和定位质量问题的相关案例、解决方式和历史讯断。。。。也能够自动汇总剖析招采职员在平时项目执行中所形成的质量问题分类和质量指标数据，，，并推荐相关的履历案例，，，利便招标职员通过激励自身一直学习从而提升营业能力，，，提高着采效率与招采质量，，，降低质量问题爆发的频率。。。。

2．事中控制

（1）数字平台应用

数字平台的应用在事中质量控制历程中贯串全程，，，数字平台的应用能够将采购人、项目司理、审核职员、风控职员、辅助职员多种角色元素聚合到一起，，，配合在招标历程流转中举行文件审批和数据纪录，，，全程对证量控制举行数字监视。。。。系统纪录各层级角色审批未通过原因，，，对未通过审批的原因举行分类并举行要害节点数理统计，，，对证量问题数据的集中位置、疏散水平、漫衍纪律举行数据剖析，，，最终将数据统计效果以精练易懂的数据指标形式发送至各个治理层级举行反�。。。。�，，以便各质量控制节点凭证数据指标有针对性的发明问题、解决问题并举行刷新。。。。

（2）要害节点控制

招标历程不可逆，，，因此招标署理机构需要在要害节点强化检查控制，，，包括署理协议的签署、招标文件的审核、评审报告的检查、发标效果的审查、相关归档资料的审核等。。。。关于这些要害节点必需要做好质量审核事情，，，才华在事中就同步做好质量控制，，，并包管事后质量效果优异。。。。

3．事后控制

在招标活动竣事后、项目资料归档前，，，应对项目质量举行系统复审，，，对招标全历程举行质量复盘。。。。

（1）系统复审

在项目职员完成项目归档前，，，质量复审职员需要对归档项目举行全局检查，，，从项目署理协议的签署流程最先到项目的归档举行全流程质量检查，，，检查并纪录历程及文档中是否有流程审查中未发明的质量问题，，，统计问题爆发的频率和频次；；关于已爆发的质量问题，，，研判问题爆发的原因与配景，，，提出合理的解决要领和预防方案，，，并将相关问题与方案隐去身份信息后上传至平台中，，，供未来营业员参考借鉴，，，预防同类问题的再次爆发。。。。

（2）赏罚系统

按期睁开质量治理复盘会，，，对重点质量问题举行复盘和总结，，，并对证量检查情形举行转达。。。。关于项目质量数据指标完成较好的职员举行适当的奖励，，，以勉励全员加入质量治理，，，提升招标质量。。。。关于项目质量数据指标完成较差的职员，，，降低项目执行量，，，增强营业培训，，，剖析每一个质量问题泛起的原因并举行刷新，，，直至营业水平达标。。。。

4．数字化质量历程控制的难点

关于招标署理机构现真相形来说，，，招采质量控制有两个难点，，，一是怎样一连性的举行质量控制和检查，，，二是怎样降低本钱，，，将数字化应用贯串全历程治理。。。。详细如下：

（1）怎样一连性的举行质量控制

一连性的举行质量控制，，，需要自上而下引起重视，，，治理层要意识到招采质量对署理机构品牌的影响力，，，要重视整个招标全历程的质量控制历程，，，并对证量目的提出明确要求。。。。一般来说，，，质量治理需要一连的投入职员本钱和精神来举行质量控制，，，才华让质量管控的效果获得展现。。。。而现在招标署理机构的通常现状是职员事情量超饱和，，，仅是完成使命就要加班加点来完成，，，很难投入更多的人力和成原来举行质量控制，，，审查环节易因事情量问题沦为“形式审查”或“样子审查”，，，不可抵达通过审核刷新质量的目的。。。。

（2）怎样将数字化应用贯串全历程

通常招标署理机构的系统平台是以营业流转为主，，，主要是包管招标署理营业的执行和流程的流转，，，没有为质量治理单独建设响应的�？？？？？？楹土鞒蹋�，，也没有网络相关数据的�？？？？？？�。。。。而关于招标署理机构重大的项目执行量来说，，，若是质量治理控制只靠人工对所有项目举行质量复查，，，将是十分耗时且本钱重大的经济活动，，，投入和产出比差别较大，，，很难一连举行质量治理和控制。。。。

针对以上两个难点，，，招标署理机构数字化平台迭代在度过了初期生长的流程电子化、平台系统化和中期生长的平台集成化后，，，还应凭证自身情形举行数字化平台再升级，，，抵达数据应用的数智化，，，以网络招标主数据和历程数据为主，，，挖掘数字经济的潜在价值，，，将营业历程数据化，，，对数据资产举行挖掘，，，系统自动举行智能决议，，，将数字化场景应用到质量治理的全历程，，，施展自身的数据价值。。。。

招标署理机构应凭证自身特点，，，通过提高手艺水平和治理水平来降低质量治理的本钱，，，抵达质量控制目的。。。。可是现真相形是任何招标署理机构都不可能在专职质量治理职员设置上无限制投入资金、职员和时间本钱，，，因此为了抵达以上质量控制的目的，，，招标署理机构还需要引入招采职员的质量评级制度，，，通过数字化的手段和治理制度来平衡本钱投入与效果产出。。。。

（三）数字化平台下的招采职员质量评级制度

现在大大都正规招标署理机构均建设了质量控制制度，，，可是怎样一连的举行检查和刷新、降低人工本钱和时间本钱、平衡本钱与产出的边际效应等问题，，，十分磨练招标署理机构的数据应用和治理水平。。。。招标署理机构应对招标历程爆发的数据举行数理统计剖析，，，形成招采职员的质量评级制度，，，分重点、分条理对差别品级评级职员举行质量层级审查。。。。在减轻本钱和事情量的同时，，，抵达预期的质量控制目的，，，平衡本钱投入与效果产出的问题。。。。

运用数字化平台下的招采职员评级制度的目的是为了提高质量检查效率，，，降低质量控制所投入人力本钱和时间本钱。。。。其焦点理念是通过数据指标举行分层抽查，，，设置质量评分指标，，，运用数据手段关于招采职员质量水平举行评级，，，关于质量评级高且手艺水平优异的职员镌汰抽查甚至举行免检；；关于质量评级低且经常蜕化的职员则需要加大抽查力度，，，甚至需要做到事事均抽查，，，来杜绝质量问题的一连爆发；；关于评级缺乏格且营业能力欠佳的职员，，，需要增强营业培训，，，提升营业水平。。。。质量评级应每季度举行一次评级调解，，，举行动态评级治理。。。。详见表1。。。。

而关于质量的一连刷新控制，，，需要将营业职员的营业分配量、赏罚系统与其质量评级举行挂钩，，，关于质量评级即是低于D级的营业职员，，，降低其营业执行量、营业审批提级审批，，，加大项目抽查力度、检查力度和培训力度，，，提高从业能力，，，通过质量培训和审核后，，，提高其评级方可提升其营业量，，，规避潜在质量本钱。。。。

序号

评分

职员评级

处理步伐

95-100分

免检

90-95（不含）分

抽查比例为50抽1

75-90（不含）分

抽查比例为20抽1

60-75（不含）分

抽查比例为10抽1

50-60（不含）分

抽查比例为5抽1

在通例营业审批流中执行提级审批

0-50（不含）分

全抽

在通例营业审批流中执行提级审批

表1质量评级项目处理步伐表

为了更好的知足招采职员质量评级制度，，，其要求数字化平台和治理水平需要具备以下两种能力：

能力1：全历程控制能力和数据网络能力

招采职员质量评级制度，，，要求招标署理机构有全历程控制能力和数据网络能力，，，能够将各层级的审批退回的原因举行细分和分类纪录，，，并凭证响应的规则举行指标的盘算，，，设置质量评分制度，，，当有文件被审批退回或者抽检泛起质量问题时，，，凭证规则中问题分类的权重举行质量扣分，，，并综合思量职员历史体现清静衡数据抽查指标量与指标率的问题，，，形成数据指标应用效果，，，对招采职员举行质量评级。。。。抽查职员针对差别评级职员凭证响应的抽查比率对已执行项目举行抽查，，，将效果录入数据平台，，，平台周全分类汇总其质量问题的明细项，，，形成质量问题的帕累托图，，，供质量治理职员针对详细问题资助营业职员举行剖析和刷新。。。。招采职员质量评级制度能极大降低质量抽查职员的事情量，，，提升质量检查效率，，，改变原来按比例随机抽取检查项目的方式，，，加大评级效果低的职员项目抽查力度，，，更切合质量问题爆发的二八定律原则，，，提高质量问题的检出率，，，招采职员质量评级制度是现在招标署理机构质量治理效率提升的最优解。。。。别的，，，质量治理职员还应凭证历史质量数据指标分季度对所有职员举行质量再评级，，，进入新一轮周期的质量检查控制。。。。云云重复，，，催促全员提高自身的营业水平，，，降低质量问题爆发的几率。。。。

能力2：全员加入质量审查控制能力

招采职员质量评级制度应做到全员加入质量控制历程，，，招标署理机构除正常的审批流外还应举行四层审查控制，，，包括A角自查、B角互审、招标人审核和质量职员抽查。。。。其中，，，招标人审核，，，AB角互审和正常的审批流为必审制度，，，质量治理职员则凭证招采职员质量评级举行抽查。。。。质量审核需要各层级职员凭证治理划定的质量审核表内容举行审核（见下表），，，各层级的审核着重点各不相同，，，从多条理、多角度举行质量问题的审查。。。。质量审查实验百分制制度，，，如后期发明质量问题（质量问题确在应审核规模内的），，，除主责职员举行扣特殊，，，认真审核的B角以及项目部司理均凭证相同问题划分给予50%和25%比例分值的扣分，，，以此只管杜绝盲审和形式化审核的征象。。。。全员加入质量控制的目的，，，是为了全员举行质量控制，，，从多个维度检查质量问题，，，将查处出来的质量问题积累形成数字平台资产，，，为质量控制建设多道防火墙，，，防止质量问题的爆发。。。。详见表2。。。。

序号

角色

历程

审查重点

备注

营业审批流

按公司营业审批制度，，，按治理层级逐级审批

较低治理层级凭证营业负面清单等举行周全审查

较高治理层级凭证AB互审和较低治理层级反馈效果举行重点甄别审查

项目司理A角

署理协议

采购署理规模、权限、限期、服务费收取方式及标准、协议扫除及终止、违约责任、争议解决等详细事项以及双方的权力义务是否明确

自检

招标通告

通告名堂、宣布媒体、名称、预算金额、最高限价、资格条件、售卖时间、应落实的政府采购政策等是否准确

自检

招标文件

商务要求是否准确

自检

资格要求设置没有违规情形（负面清单）

自检

采购需求没有违规情形（负面清单）

自检

评审标准没有违规情形（负面清单）

自检

招标文件其它内容（负面清单）

自检

开标记录

投标文件检查纪录、报价纪录等情形的检查和签字是否有过失

自检

评标报告

评标委员会的组成及纪律检查

自检

评标报告主要内容检查

自检

评标历程中投标人举行澄清、说明或补正的应切合要求

自检

中标候选人公示及中标通知书

通例检查

自检

归档

是否按公司制度举行归档

自检

项目司理B角

发标历程

流程检查、执法适用条文检查、资格条件检查及负面清单重点事项检查

比照公司营业负面清单举行重点检查

开标历程

流程检查、纪律检查、会场纪录情形检查及负面清单重点事项检查

比照公司营业负面清单举行重点检查

评标历程

流程检查、复核检查、澄清情形、围串标剖析及负面清单重点事项检查

比照公司营业负面清单举行重点检查

定标历程

流程检查、异议吸收、异议回复、及负面清单重点事项检查

比照公司营业负面清单举行重点检查

归档历程

流程检查、资料完整性检查及负面清单重点事项检查

比照公司营业负面清单举行重点检查

招标人

招标文件审查

采购需求是否完善

评分标准是否合适

资格条件是否合理

条约条款是否规范

评审结论审查

评审文件是否有过失

中标通知书的编码、名称、中标人、中标金额、日期等是否有过失

质量治理职员

项目档案抽查

凭证营业负面清单逐项检查

培训检查

抓总部分培训检查

复盘检查

营业质量问题复盘检查

营业事故隐患与营业事故检查

营业事故报送

营业事故整改

推广情形检查

标准文本使用情形检查

执律例则宣贯效果检查

现场旁站检查-开标

流程是否规范

对投标人开标现场提出的询问或者回避申请现场实时处理

现场旁站检查-评标

评审纪律/回避事项检查

评标效果的核对

争议事项的处理

表2 营业审批流及四层质量审查重点检查表

招采职员质量评级制度具有很是辽阔的远景应用，，，质量治理职员的职责具有事情规模广、事情负荷重、素质要求高、岗位要害性的特点，，，其要认真最新执律例则的宣贯、标准文本的推广、质量聚会的组织、抽查项目的检查、质量旁站的检查、营业事故的报送和整改、招采职员评级治理和数字平台的质量治理�？？？？？？椋�，，现在招标署理机构中的营业职员与质量治理职员的比例通常为几十比一，，，甚至没有专职治理职员；；项目的抽检事情量占有了其60%以上的事情量，，，可以说抽检事情效率的提升是招标署理机构质量治理提升的要害瓶颈。。。。因此质量评级能够切实提高质量治理职员的事情效率与质量，，，包管营业质量的一连优化，，，提升质量治理水平。。。。

三、总结

本文提出的招采职员质量评级制度，，，是对招标署理机构数字化场景下质量治理的一次应用探索，，，凭证笔者所在公司的实践，，，该制度能够在有限的资金、职员和时间本钱投入下，，，有用的提高质量治理水平，，，取得了较好的效果。。。。需要强调的是提高质量治理的要领是多种多样的，，，除本文提出的招采职员质量评级制度外，，，尚有诸如招标文件组成元素标准化构件�？？？？？？榈氖褂谩⒄斜闝C小组的组建和活动的执行、将质量问题与绩效指标举行挂钩等要领，，，都能有用的提高质量治理水平，，，招标署理机构应因地制宜的探索适合自己的质量治理模式，，，平衡本钱投入和质量效果产出的比例，，，提升质量治理水平，，，提高品牌竞争力，，，增进社会采购的经济效益和社会效益。。。。

论文作者：刘畅刘玉州景晓路

论文来由：2022年中国招投标协会获奖论文

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